Besinnen Sie sich in Ihrem Unternehmen auf Ihre Kernkompetenzen? Oder stiehlt Ihnen der Overhead der Verwaltung Kapazitäten und Kosten? Die Lohnbuchhaltung ist eines der leidigen administrativen Themen, die gemacht werden müssen, aber keine Wertschöpfung erzeugen. Viele Vorgänge in Zusammenhang mit Gehaltsabrechnung, Lohnsteuer und Sozialabgaben sind standardisiert und können deshalb mit geringem Aufwand an der Schnittstelle an einen Dienstleister übertragen werden. Nicht nur für Existenzgründer ist diese Möglichkeit interessant.
Diese Aufgaben fallen an
Um eine korrekte Entgeltabrechnung nach § 108 GewO zu erstellen, müssen zunächst diverse Stammdaten des Arbeitnehmers erfasst werden. Neben Name, Geburtsdatum und Adresse sind das insbesondere:
- Steuer-ID
- Art, Beginn und ggf. Ende der Beschäftigung
- Sozialversicherungsnummer und Beitragsgruppe
- Betriebsnummer des Arbeitgebers und der Einzugsstelle für die Sozialabgaben
Außerdem fallen viele Abrechnungsdaten an. Das sind nicht nur Arbeitsstunden, Urlaubs- und Krankheitstage, sondern auch zum Beispiel vermögenswirksame Leistungen, Beiträge zur betrieblichen Altersversorgung, Leistungen nach dem Mutterschutzgesetz, geldwerte Vorteile, Sachbezüge und weitere freiwillige Personalzusatzkosten wie Erstattung von Umzugsaufwand, vom Arbeitgeber finanzierte Weiterbildung oder der Betriebskindergarten.
Neben der Pflicht zur Entgeltabrechnung treffen den Arbeitgeber verschiedene Meldeerfordernisse an Finanzamt, Krankenkasse und andere Sozialversicherungsträger. Ab zehn Arbeitnehmern muss er außerdem einen Lohnsteuer-Jahresausgleich durchführen, also überhöhte Steuerabzugsbeträge erstatten. Die Finanzbehörden stellen dazu in der ELStAM-Datenbank die Daten bereit, die früher in der Lohnsteuerkarte enthalten waren.
Dienstleister oder Software?
Dieser kleine und sicher nicht vollständige Überblick zeigt bereits, wie aufwendig das Thema Lohnbuchhaltung sein kann. Ein externes Lohnbüro zu beauftragen kann gegenüber dem Einsatz eigenen Personals Kosten sparen. Hier geht es einmal um Skaleneffekte – ein Dienstleister, der monatlich mehrere tausend Abrechnungen und Meldungen erstellt, arbeitet hier effizienter als ein Unternehmen, das nur fünf oder zehn Beschäftigte hat. Allein der jährliche Anpassungsaufwand an geändertes Steuerrecht und neue Grenzwerte der Sozialversicherung verteilt sich auf eine viel größere Zahl von Geschäftsvorfällen. Ein Lohnbüro hat zudem eine wesentlich geringere Fehlerquote. Das ist keine Kritik an der Qualität Ihrer Mitarbeitenden, sondern resultiert schlicht aus der größeren Routine aufgrund der Spezialisierung. Fehler führen zu Nachfragen, Korrekturen und damit kostenintensiver Nach- und Doppelarbeit. Der Auftrag an ein Lohnbüro oder eine auf Entgeltabrechnung spezialisierte Steuerkanzlei scheint im Vergleich mit einer Abrechnungssoftware zwar auf den ersten Blick zwar teurer, kann sich aber trotzdem rechnen: Die Bedienung der Software erfordert doch wieder interne Kapazitäten mit den geschilderten Nachteilen aufgrund geringer Stückzahlen. Außerdem ist es nicht einfach, eine Software zu finden, die alle denkbaren Spezialfälle und betriebliche Besonderheiten berücksichtigt und zudem die erforderlichen Schnittstellen zu anderen internen Systemen, Finanzbehörden und Sozialversicherungsträgern beherrscht.
Schnittstellenaufwand berücksichtigen
Apropos Schnittstellen: So wie eine Lohnsoftware an andere Systeme wie Zeitwirtschaft, Reisekostenabrechnung und digitale Personalakte anzupassen ist, entsteht auch beim Outsourcing Aufwand. Interne Kapazitäten dürfen nicht 1:1 gegen die Kosten des externen Dienstleisters gerechnet werden. In der Startphase fällt wahrscheinlich mehr Arbeit an, bis sich der automatische Austausch von Daten fehlerfrei eingespielt hat. Aber auch Personalkapazitäten für die erforderliche Kommunikation mit dem Lohnbüro sind zu berücksichtigen. Es hat sich als vorteilhaft, erwiesen, einen internen Ansprechpartner sowohl für die eigenen Mitarbeitenden als auch für den Dienstleister vorzusehen.
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